Para el éxito en la realización de una video conferencia tendremos en cuenta los siguientes puntos:
1. ESPACIO REQUERIDO
El numero de participantes así como los equipos que han sido comprados tienen un papel básico a la hora de determinar el espacio fisico que se va a utilizar.
Si el numero de invitados no supera las treinta personas la Video conferencia se realizara en la sala que se encuentra habilitada en la instalaciones del SENA Regional Tolima, ya que esta cuenta con inmobiliario adecuado para esto. En el caso que se nos incremente el número de asistentes, tenemos habilitada un aula para mayor comodidad.
es preciso adecuar espacios especiales o diseñarlos con características específicas. Generalmente los salones dedicados a videoconferencia tiene mesa fijas para la comodidad de los participantes y soportar los micrófonos cuyo cableado se integra al diseño del mobiliario y del piso del salón.2.
2. ILUMINACIÒN
La sala desde donde se va a emitir videoconferencia deben ofrecer una iluminación con la debida inclinación y sobre todo con una temperatura del color adecuada, para evitar las sombras en la cara del conferencista o de los participantes.
3. ACUSTICA
De igual forma antes de iniciar la video conferencia se realizara un ensayo con otras regionales para prever posibles eventualidades.
Una sala de reunión ofrece una acústica de buena calidad porque hay diferentes materias (madera, cortinas, tapete, cuadros en la pared, etc.) que absorben la revaloración del sonido que se produce cuando solo hay paredes de cemento y ventanales de vidrio. Para evitar este tipo de reverberación se instalan diferentes elementos en la sal de videoconferencia, cortinas, personas, tapetes, un cielo raso que escondan los bombillos para producir una luz indirecta, evitar ruidos externos.
4. PRESENTACION PERSONAL
Selección del vestuario. Es muy importante los colores adecuados y se deben evitar los clores blanco, negro y azul oscuro se deben evitar par la presentaciòn , pues no registraría bien frente a la cámara. Las telas con mucha raya, cuadro o dibujos complejos tampoco son aconsejables telas que produzcan ruido, vestidos de manga ancha, bolsillos con llaves o monedas y los tacones que hacen ruido al caminar.- Maquillaje, joyas y gafas:
- Cabello: Las damas deben evitar que el cabello tape los ojos o se vaya hacia adelante para no estar siempre devolviendo hacia atras con la mano.
Los cabelleros deben procura mandarse cortar el cabello
Postura: Si se esta sentado debe evitar balancearse sobre la silla.
Es preciso acostumbrarse a mover la camara para entablar comunicaciòn visual en los asistentes a la videoconferencia de otras localidades.
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